Tips voor het veilig gebruik maken van uw zakelijke E-mail
Email gebruiken we te pas en te ompas in onze zakelijke communicatie. Toen Het kan beter Online begon met het maken van mooie, trefzekere websites voor het MKB, was het eigenlijk vanzelfsprekend dat wij ook de email voor de domeinen van onze klanten gingen verzorgen. Maar hoe maak je eigenlijk op een zo’n veilige, efficiënt mogelijke manier gebruik van uw bedrijfsmail?
Zo’n twee maanden geleden werd zakelijk Nederland opgeschrikt door een vervelend mailvirus dat emailgegevens kon gebruiken om zich zo in een razend tempo te verspreiden. Gelukkig hebben wij bij Het kan Beter Online de kraan op tijd dichtgedraaid… maar het resultaat is wel dat iedereen, dus ook HKBO, strenger is geworden met wat er nou eigenlijk wel of niet verstuurd mag worden.
De spamregels
Wanneer wordt iets gezien als spam? Het is natuurlijk voor zowel mens als machine niet de makkelijkste zaak om iets te herkennen als spam. Sommige spam mailtjes lijken wel erg ‘echt’, en sommige echte mensen kunnen zich soms als spam gedragen, terwijl ze dat helemaal niet zijn. De manier waarmee spam wordt herkend is dan ook meer een kansberekening; hoe groot is de kans dat dit bericht spam is? U doet er goed aan om zoveel mogelijk met uw e-mails aan deze 5 punten te voldoen:
- Bijlages: Geen .doc documenten
- .doc documenten komen uit een ander tijdperk van Microsoft Word, en deze bestandstypes worden tegenwoordig niet meer ondersteund vanwege de vele veiligheidslekken die in .doc zitten. E-mails met een .doc bestand als bijlage worden dan ook automatisch niet geaccepteerd. U kunt het beste het document (laten) opslaan als .docx, welke een veel veiliger bestandstype is.
- Bijlages: Geen punten in de bestandsnaam
- Om de filter tegen .doc te omzeilen, willen spammers nog wel eens proberen een bestandstype te hernoemen als, bijvoorbeeld factuur.jpg.docx.doc. Hierdoor kan het lijken dat het bestandstype legitiem is. Om dit tegen te gaan worden bestanden met meerdere punten (behalve de ene punt voor de extensie van het document) niet meer geaccepteerd. Bestanden zoals 11.08.2020.notulen.docx zal dus moeten hernoemd worden naar 11-08-2020-notulen.docx.
- Vul het Onderwerp in
- Een email zonder onderwerp is niet alleen lastig voor de gebruiker die in één oogopslag wil zien waar de mail over gaat… maar spamfilters zullen al heel snel zo’n bericht als spam bestempelen.
- Niet te kort
- Waarom komt het test mailtje niet aan? Omdat het enige woord wat er in stond “test” was! Natuurlijk zal de spamfilter een mail met slechts 1 woordje zien als nep.
- Ontwijk het gebruik van bepaalde woorden
- Bepaalde woorden staan in de blacklist, waarmee de spamfilter meteen getriggerd wordt. Woorden of woordcombinaties zoals “pharmaceutical” en “buy now” zijn erg verdacht.
Met het in ogenschouw nemen van deze 5 regels moet email altijd werken als een zonnetje! Mocht u toch problemen ondervinden, kunt u altijd bellen met onze servicedesk op het gebruikelijke nummer.
Wilt u mailboxen laten aanmaken, wachtwoorden laten wijzigen, of heeft u andere vragen?
Neem contact met ons op en we gaan voor u aan de slag!
© HetKanBeterOnline
